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Rechnungen

Rechnungen erstellen, herunterladen und per E-Mail versenden.

Zuletzt aktualisiert: 2025-01-01

Rechnungen

Das Rechnungsmodul erstellt gesetzeskonforme Rechnungen nach deutschem Recht (UStG), nummeriert diese fortlaufend und ermöglicht den direkten Versand an Kunden per E-Mail oder Download als PDF.

Rechnung erstellen

Eine Rechnung kann erst erstellt werden, wenn die Bestellung den Status Bezahlt oder In Bearbeitung hat.

  1. Öffnen Sie die gewünschte Bestellung unter Bestellungen.
  2. Scrollen Sie zum Bereich Rechnung.
  3. Klicken Sie auf Rechnung erstellen.
  4. Die Rechnung wird automatisch generiert und erhält eine fortlaufende Rechnungsnummer.

Hinweis: Rechnungsnummern werden systemweit fortlaufend und lückenlos vergeben, wie es § 14 UStG vorschreibt. Eine manuelle Vergabe ist nicht möglich.

Rechnungsinhalt

Jede automatisch erstellte Rechnung enthält alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben:

  • Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsausstellers (Ihre Shopinformationen)
  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Kundendaten)
  • Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
  • Bestellnummer als Referenz
  • Menge und Bezeichnung der gelieferten Waren
  • Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag je Artikel
  • Gesamtbetrag brutto
  • Zahlungsart und Zahlungsstatus
  • Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. (aus den Shop-Einstellungen)

Stellen Sie sicher, dass Ihre Unternehmensdaten unter Einstellungen > Unternehmen vollständig hinterlegt sind, bevor Sie Rechnungen ausstellen.

Rechnung herunterladen

  1. Öffnen Sie die Bestellung.
  2. Klicken Sie im Bereich Rechnung auf PDF herunterladen.
  3. Das PDF öffnet sich im Browser oder wird direkt gespeichert (je nach Browser-Einstellung).

Rechnung per E-Mail versenden

  1. Öffnen Sie die Bestellung.
  2. Klicken Sie auf Rechnung per E-Mail senden.
  3. Die Empfängeradresse ist automatisch mit der E-Mail-Adresse des Kunden vorausgefüllt.
  4. Optional können Sie den Betreff und die Nachricht anpassen.
  5. Klicken Sie auf Senden.

Der Versandzeitpunkt wird in der Kommunikationshistorie der Bestellung protokolliert.

Stornorechnung ausstellen

Wenn eine bereits versendete Rechnung storniert werden muss (z. B. bei Bestellstornierung oder Fehler):

  1. Öffnen Sie die Bestellung und setzen Sie den Status auf Storniert.
  2. Klicken Sie im Bereich Rechnung auf Stornorechnung erstellen.
  3. Die Stornorechnung erhält eine eigene fortlaufende Nummer und verweist auf die ursprüngliche Rechnung.
  4. Laden Sie die Stornorechnung herunter oder versenden Sie sie per E-Mail an den Kunden.

Wichtig: Bereits ausgestellte Rechnungen dürfen nicht nachträglich geändert werden. Korrekturen erfolgen immer über eine separate Stornorechnung und ggf. eine neue Rechnung. Dies entspricht den Anforderungen der GoBD.

Rechnung erneut senden

Falls ein Kunde die Rechnung nicht erhalten hat oder eine erneute Zustellung benötigt:

  1. Öffnen Sie die Bestellung.
  2. Klicken Sie auf Rechnung erneut senden.
  3. Bestätigen Sie den Versand.

Rechnungen in der Übersicht

Eine Liste aller ausgestellten Rechnungen finden Sie unter Bestellungen > Rechnungen. Dort können Sie:

  • Nach Rechnungsnummer, Datum oder Kunde suchen
  • Rechnungen nach Status filtern (Offen, Bezahlt, Storniert)
  • Rechnungen als Sammel-PDF oder CSV für die Buchhaltung exportieren

Einstellungen für Rechnungen

Unter Einstellungen > Rechnung können Sie anpassen:

  • Rechnungsnummernkreis: Startnummer und Präfix (z. B. RE-2025-)
  • Fußzeile: Bankverbindung, Zahlungsziel oder individuelle Hinweistexte
  • Logo: Firmenlogo auf der Rechnung (empfohlen: PNG, min. 300 × 100 px)
  • Zahlungsziel: Standardfälligkeit in Tagen (z. B. 14 Tage)

Nächste Schritte